Lorsqu’un professionnel de santé envisage de déléguer une partie de son secrétariat, une question revient vite : quelles tâches peut-on réellement confier à une secrétaire médicale indépendante ? Certaines peuvent l’être ponctuellement ou régulièrement, selon les besoins du cabinet et le cadre défini avec la professionnelle.
Les appels, les rendez-vous et les agendas
Selon les consignes du cabinet, elle peut prendre les appels, prendre, modifier ou annuler des rendez-vous, transmettre des messages, effectuer certains rappels et gérer les demandes administratives courantes. Elle applique les règles propres au cabinet (types de rendez-vous, durées, créneaux, annulations), et un cadre précis indique ce qui se traite directement et ce qui doit être transmis au professionnel.
Les documents et comptes rendus
Elle peut saisir des comptes rendus, mettre en forme des courriers, retranscrire des dictées et classer des documents. Le professionnel reste responsable du contenu médical.
La facturation et le suivi administratif
Selon le périmètre prévu, elle peut préparer ou contrôler des éléments de facturation, suivre les rejets et les règlements, effectuer des relances administratives et suivre des demandes auprès de la CPAM ou des mutuelles. Les opérations qui exigent un moyen d’authentification ou une carte professionnelle restent réalisées par le professionnel habilité.
Ce qui ne peut pas être délégué
Le diagnostic, la prescription, l’interprétation de résultats et les décisions médicales restent sous la responsabilité du professionnel. Au téléphone, la secrétaire recueille le motif de l’appel et applique les consignes du cabinet, sans faire de tri médical. En cas d’urgence, elle suit la procédure d’orientation définie par le cabinet.
Confidentialité et données des patients
Le secret professionnel et la protection des données doivent faire partie du cadre de la collaboration dès le départ. La révélation d’une information secrète est punie d’un an d’emprisonnement et de 15 000 € d’amende (article 226-13 du Code pénal). Lorsque la secrétaire traite des données personnelles pour le compte du cabinet en qualité de sous-traitante, cette relation doit être encadrée conformément à l’article 28 du RGPD. Les accès sont limités aux informations nécessaires aux missions confiées.
Comment choisir les tâches à déléguer ?
Toutes les tâches n’ont pas à être externalisées. Observez votre activité pendant quelques jours et notez les tâches récurrentes, le temps qu’elles prennent, celles qui vous interrompent, celles qui peuvent suivre une procédure précise et celles qui exigent vraiment votre présence. Vous distinguerez ainsi ce que vous gardez, ce que vous déléguez et ce que vous pouvez simplement réorganiser.
À retenir
- Les appels, rendez-vous, agendas, documents et une partie de la facturation peuvent être confiés, selon le périmètre défini.
- Les décisions et actes médicaux restent au professionnel.
- Le secret professionnel et la protection des données font partie de la collaboration.
- L’objectif n’est pas de tout déléguer, mais de confier les bonnes tâches dans un cadre clair.