« Externalisation » et « sous-traitance » sont souvent employés comme des synonymes. Pourtant, ils ne désignent pas la même relation.
L’externalisation
Vous confiez durablement une fonction, ou une partie de vos tâches, à un prestataire extérieur plutôt que de créer un poste salarié. Faire appel à une secrétaire médicale indépendante pour vos appels, vos rendez-vous ou votre administratif relève de l’externalisation : le cabinet est son client et définit avec elle les missions confiées.
La sous-traitance
Un prestataire confie à un tiers une partie du travail que son propre client lui a commandé. Par exemple, une société de secrétariat sous contrat avec un cabinet confie une partie des tâches à une secrétaire indépendante.
Et les données de santé ?
Une troisième notion s’ajoute : le « sous-traitant » au sens du RGPD. Une secrétaire indépendante l’est dès qu’elle traite des données de patients pour le compte du cabinet. La relation doit alors être encadrée par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD, avec des mesures de sécurité adaptées. Une simple clause de confidentialité ne suffit pas.
La vigilance Urssaf
Pour un contrat de prestation d’au moins 5 000 € HT au total, le donneur d’ordre doit demander une attestation de vigilance à son prestataire et la vérifier tous les six mois. Une collaboration régulière peut atteindre ce seuil.
En résumé
Externaliser, c’est confier des tâches pour ses propres besoins. Sous-traiter, c’est faire exécuter une partie d’un travail commandé par son client. Dans le médical, le RGPD ajoute un cadre à respecter dans les deux cas.